Arbeiten im Homeoffice - wie Sie die Kosten steuerlich geltend machen

Bei allen Vorteilen verursacht ein Homeoffice auch erhebliche Kosten: es muss  beispielsweise eingerichtet, beleuchtet, geheizt und gereinigt werden. Zudem laufen auch noch von morgens bis abends diverse Bürogeräte. Obwohl in den letzten Jahren immer mehr Menschen von den eigenen vier Wänden aus arbeiten, wurden die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten gleichzeitig deutlich eingeschränkt. Mit der richtigen Gestaltung können Sie es aber schaffen, den Fiskus an den Kosten zu beteiligen.

Stellen Sie sich auf einen langen Kampf mit dem Finanzamt ein

Bis Mitte der 1990er Jahre war es kein allzu großes Problem, mit einem Heimbüro auch noch Steuern zu sparen. Man erklärte den Raum einfach zum beruflich (mit)genutzten Arbeitszimmer, was von den Finanzämtern in aller Regel weder angezweifelt noch überprüft wurde. Mittlerweile weht ein ganz anderer Wind: ein Homeoffice wird vom Fiskus penibel überprüft und nur noch unter strengen Voraussetzungen steuerlich anerkannt.

Erste Hürde: die räumlichen Anforderungen an ein Homeoffice

Nicht alles, was auf den ersten Blick wie ein Arbeitszimmer aussieht, wird auch vom Finanzamt als solches anerkannt. Um dem Grunde nach steuerlich durchzugehen, muss sich Ihr häusliches Arbeitszimmer – wie der Name schon sagt – in der Wohnung befinden. Ganz wichtig: es sollte sich um einen abgeschlossen Raum handeln, der auch nicht als Durchgangszimmer dienen darf. Arbeitsecken im Wohnzimmer werden deshalb nicht akzeptiert. Richten Sie den Raum typisch büromäßig ein und vermeiden Sie unbedingt alles, was den Eindruck einer privaten Mitbenutzung erwecken könnte. Bügelbrett, Fernseher, Heimtrainer, Playstation & Co. haben in einem Arbeitszimmer also definitiv nichts verloren.

Zweite Hürde: auch Ihre persönlichen Voraussetzungen müssen stimmen

Selbst wenn Ihr Homeoffice die oben genannten Grundsätze erfüllt, wird das Finanzamt Ihre Aufwendungen nur dann anerkennen, wenn einer der gesetzlichen Ausnahmetatbestände auf Sie zutrifft:

Das häusliche Arbeitszimmer stellt den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Betätigung dar
In diesem Fall können Sie die Kosten in unbegrenzter Höhe geltend machen. Das hört sich zwar einfach an, führt aber in der Praxis zu kontroversen Diskussionen mit dem Finanzamt und beschäftigt seit Jahren die Finanzgerichte. Die Arbeitszeit, die Sie im Arbeitszimmer verbringen, spielt dabei nämlich nur eine untergeordnete Rolle. Worauf es ankommt, ist vielmehr der qualitative Aspekt: Sie müssen die für Ihre Tätigkeit prägenden Arbeiten zuhause verrichten.

Beispiele:

Ein freiberuflicher Autor hat seinen Schwerpunkt im häuslichen Arbeitszimmer, weil er ausschließlich dort tätig wird.

Bei Richtern bildet das Arbeitszimmer nicht den qualitativen Mittelpunkt, selbst wenn sie dort Akten bearbeiten oder Urteilsbegründungen verfassen. Denn die prägende Tätigkeit – nämlich das Führen von Verhandlungen – findet im Gerichtssaal statt. Ähnlich sah es der Bundesfinanzhof (BFH) bei einem Hochschullehrer, dessen wesentliche Tätigkeit darin besteht, Vorlesungen im Hörsaal zu halten.

Telearbeiter können ihren beruflichen Mittelpunkt im häuslichen Arbeitszimmer haben, wenn sie die in qualitativer Hinsicht überwiegenden Tätigkeiten dort ausführen.

Es steht Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung
Wenn Sie nur deshalb im häuslichen Arbeitszimmer tätig werden, können Sie die Kosten zumindest bis maximal 1.250 Euro im Jahr steuerlich geltend machen.

Beispiel:

Ein Lehrer korrigiert im häuslichen Arbeitszimmer die Klassenarbeiten und bereitet den Unterricht vor. Für diese Tätigkeiten stehen in der Schule zwar Klassen- und Lehrerzimmer zur Verfügung, die aber beide keinen vollwertigen Arbeitsplatz darstellen.

Diese Aufwendungen für ein Homeoffice können Sie geltend machen

Falls das Finanzamt Ihr Arbeitszimmer schließlich anerkennt, können Sie sämtliche Aufwendungen geltend machen, die in diesem Zusammenhang anfallen.

Beispiele:

• Ausstattungsgegenstände (Lampen, Teppiche, Vorhänge, etc.)
• Erhaltungsaufwand (Wandfarbe, Tapeten, etc.)
• Gebäudeabschreibungen (nur bei Wohneigentum; normalerweise jährlich 2% der Anschaffungs- oder Herstellungskosten)
• Grundsteuer (nur bei Wohneigentum)
• Kaltmiete (bei Mietwohnungen)
• Kreditzinsen (bei Wohneigentum)
• Nebenkosten (Heizung, Müll, Strom, Wasserver- und -entsorgung)
• Reinigungskosten
• Reparaturen
• Versicherungen (Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung,
• Hausratversicherung, etc.)

Selbstverständlich werden nur die Kosten berücksichtigt, die anteilig auf das Arbeitszimmer entfallen. Diese können Sie anhand folgender Formeln ermitteln:

Arbeitszimmeranteil in % = Fläche Arbeitszimmer x 100 / Gesamtwohnfläche
Abzugsfähige Kosten = Gesamtkosten x Arbeitszimmeranteil in %

Beispiel:

Die Fläche des Arbeitszimmers beträgt 10 Quadratmeter bei einer Wohnungsgröße von insgesamt 100 Quadratmetern. Demnach sind 10 Prozent der Gesamtkosten steuerlich abzugsfähig.

So machen Sie die Aufwendungen für das Homeoffice geltend

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie mit einem Homeoffice Steuern sparen können:

Nur als Arbeitnehmer haben Sie die Möglichkeit, sich einen Freibetrag in den elektronischen Lohnsteuermerkmalen (bisher: Lohnsteuerkarte) eintragen zu lassen. Dann wird von Ihrem Gehalt weniger Lohnsteuer einbehalten und Sie bekommen mehr Netto ausbezahlt. Rechnen Sie dazu die voraussichtlichen Kosten für das Arbeitszimmer aus und reichen Sie den Antrag möglichst noch vor Jahresbeginn beim Finanzamt ein. Bedenken Sie aber, dass Sie in diesem Fall zwingend eine Einkommensteuererklärung für das betreffende Kalenderjahr abgeben müssen. Wenn das Arbeitszimmer letztlich doch nicht anerkannt wird oder Sie die Kosten zu hoch eingeschätzt haben, dann droht eine Steuernachzahlung.

Im Übrigen machen Sie die Arbeitszimmerkosten bei der alljährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend – je nachdem, ob Sie Arbeitnehmer oder Unternehmer sind. Tragen Sie die Aufwendungen hierzu in die Anlage N ein oder berücksichtigen Sie diese in der Gewinnermittlung (Bilanz bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung).

Wichtig: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern nicht die Kosten für ein Arbeitszimmer steuerfrei ersetzen. Das liegt daran, dass der Gesetzgeber hierfür ausdrücklich keine Steuerfreiheit vorgesehen hat.

Kleines Trostpflaster: Arbeitsmittel sind nicht betroffen

Das Finanzamt will Ihr Arbeitszimmer überhaupt nicht durchgehen lassen oder nur bis 1.250 Euro akzeptieren? Dann gibt es eine Möglichkeit, wie Sie so manche Kosten trotzdem steuerlich unterbringen: wenn Sie Arbeitsmittel (Aktenregale, Computer, Schreibtisch, etc.) so gut wie ausschließlich beruflich nutzen, können Sie diese von der Steuer absetzen, selbst wenn sie sich im nicht „absetzbaren“ Arbeitszimmer befinden. Denn die gesetzlichen Regelungen zum Arbeitszimmer gelten nur für die unmittelbaren Kosten, aber nicht für die darin befindlichen Arbeitsmittel.

Falls ein einzelnes Arbeitsmittel höchstens 410 Euro gekostet hat, können Sie es im Anschaffungsjahr voll abschreiben. In allen anderen Fällen wirken sich die Kosten nur im Wege der jährlichen Abschreibungen (AfA) aus. Das bedeutet, Sie müssen die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen.