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Das sollten Sie beachten, wenn Sie sich mit einem Onlineshop selbstständig machen

Eine ausgeglichene Work-Life-Balance steht bei vielen Menschen im Vordergrund, wenn sie über eine Selbstständigkeit nachdenken. Andere hingegen hoffen, dass sie zum Beispiel mit dem Führen eines eigenen Onlineshops schnell und ohne großen Aufwand Gewinne erzielen. Allerdings ist die Gründung eines eigenen Unternehmens gerade in der Anfangsphase mit einem immensen organisatorischen Aufwand verbunden.

Sie brauchen nicht nur eine lukrative Geschäftsidee; Sie müssen sich neben der Finanzierung auch um eine effiziente Verwaltung Ihrer Arbeitsprozesse kümmern. Wenn Sie einen Webshop betreiben, liegt die Warenkoordination vom Einkauf über die Lagerung bis zum Verkauf ebenso in Ihrer Verantwortung wie das rechtskonforme Führen Ihrer Buchhaltung.

 

Der Einstieg in die Selbstständigkeit

Damit Ihr Onlineshop wirklich erfolgreich wird, sollten Sie die Umsetzung im Vorfeld detailliert planen. In einem Businessplan formulieren Sie schriftlich Ihre Geschäftsidee aus – egal zu welcher Branche Ihr Unternehmen gehören wird. In einer solchen ausführlichen Aufstellung setzen Sie sich als Gründer mit folgenden Inhalten auseinander:

  • Finanzierung: Wie finanzieren Sie ihre anfänglichen Investitionen (u.a. erstmaliger Wareneinkauf) sowie die laufenden Kosten (Lagerkosten, IT-Betreuung, Steuerliche Beratung, Versicherungen)?
  • Zielgruppenanalyse: Welche Kunden kaufen Ihre Waren? Was sind die genauen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe?
  • Mitbewerberanalyse: Welche Unternehmen stehen mit Ihnen in direktem Wettbewerb?
  • Marketing & Vertrieb: Wie generieren Sie Kunden und wie läuft der Kontakt mit ihnen und mit Geschäftspartnern ab? Setzen Sie auf traditionelle Printwerbung, auf Onlinewerbung oder auf beides?
  • SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): Wo liegen die Stärken, die Schwächen, aber auch besondere Chancen oder Risiken Ihrer Geschäftsidee?

Sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen, ist essenziell wichtig, um Ihr Geschäftskonzept weiter zu verbessern. Aber auch für Geldgeber ist der Businessplan ausschlaggebend. Mit einem vielversprechenden Businessplan erhöhen Sie Ihre Chancen, Fremdkapital zu erhalten. Staatlich geförderte Kredite für Gründer z.B. durch die KfW bieten Ihnen dabei besonders günstige Konditionen. 

Die meisten Selbstständigen erwirtschaften in der Anfangsphase ihres Unternehmertums keine oder nur sehr geringe Gewinne. Damit Sie diese Wachstumsphase bis zur Gewinnschwelle (Break-Even-Point) und darüber hinaus aus finanzieller Sicht stemmen können, sollten Sie über ein gewisses Eigenkapital verfügen. Bei einer Kreditvergabe ist Ihr Privatvermögen ebenso von Belang, denn es dient der Bank als Sicherheit für die Rückzahlung gewährter Kredite.

Als Selbstständiger haben Sie – unabhängig davon, welchem Wirtschaftszweig Sie zugehören – zudem zahlreiche rechtliche Pflichten: Sie müssen Ihre Steuerabgaben verwalten, sich um die Datensicherheit Ihrer Kundendaten kümmern und haben eine Archivierungspflicht für zahlreiche Dokumente. Wie lange sie welche Belege aufbewahren müssen, können Sie in diesem kostenlosen Rechner für Aufbewahrungsfristen nachsehen. 

 

Wie organisieren Sie Ihren Webshop?

Ab einer gewissen Shopgröße lassen sich die Warenbewegungen, die Rechnungs- und Lieferscheinerstellung, der Einkauf, die Lagerorganisation und der Versand nicht mehr ohne die Hilfe einer Software organisieren. Tabellenkalkulationsprogramme sind zwar für einfache Tätigkeiten durchaus gut praktikabel, allerdings kommt beispielsweise Excel für die Verwaltung eines Onlineshops nicht infrage. Hierfür sind Warenwirtschaftssysteme (WWS) weit besser geeignet. Sie bieten Ihnen folgende Vorteile:

  • Wenn Sie Ihre Stammdaten gut pflegen, lassen sich rechtskonforme Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen in der Regel mit nur wenigen Klicks erstellen. 
  • Geschäftsprozesse laufen effizient und reibungslos ab. Dadurch können Sie Ihre Lieferzeiten verkürzen und das Risiko für übersehene Bestellungen oder Retouren minimieren.
  • Mit einem WWS haben Sie einen Überblick über Ihre Kontobewegungen.
  • Artikel werden nur in der Höhe bestellt, wie Kunden sie tatsächlich kaufen. Dadurch können Sie Ihre Lagerkosten senken. Ebenso kann die Software Waren automatisch nachbestellen, wenn der Vorrat ein bestimmtes Limit erreicht. Dadurch sind Artikel für Kunden eigentlich immer vorrätig.
  • Durch die gesammelten Verkaufsdaten können Sie Sortimentsoptimierungen durchführen. Waren, die nur einen geringen Umsatz generieren, werden aus dem Sortiment genommen und sie können sich auf den Verkauf umsatzstarker Artikel konzentrieren. Das erhöht Ihre Gewinnspanne.

Aufgrund dieser und weiterer Funktionen (integrierte Mahnsysteme, Datenexport-Schnittstellen für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater, …) ergibt sich für Sie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Weitere Informationen zu den Vorteilen einer Warenwirtschaftssoftware sind in diesem WWS-Ratgeber zu finden. Darin erfahren Sie zudem, wie Sie ein solches Computerprogramm steuerlich absetzen können. 

 

Fazit 

Beim Führen eines Webshops sollten Sie viele Aspekte bereits im Vorfeld klären. Welche Aufgaben können Sie mit etwas Übung selbst übernehmen (z.B. Fotografie und Beschreibungen der Artikel, Versand der Artikel, Buchhaltung) und welche Aufgaben werden Sie eher auslagern (IT-Verwaltung und Erstellung der Shopoberfläche, Steuerberechnungen)? 

Je mehr Zeit Sie für eine gute Planung aufwenden und je mehr Sie sich über die entsprechenden Themen informieren, desto schneller können Sie Gewinne erzielen. Sie sollten sich zudem mit der Frage auseinandersetzen, welche Software Sie am besten bei der Koordination Ihres Webshops unterstützen kann. Dadurch bleibt Ihnen nicht nur mehr Zeit und Energie für Ihre eigentliche Geschäftsidee (was möchte ich an wen verkaufen?), sondern auch für Ihre Familie oder Ihre Hobbys.